Virtuelle Assistenten

Wenn der Verein seine Marketingstrategie ändern möchte oder überhaupt noch keine hat, ist es Zeit für virtuelle Assistenz. Darüber hinaus können auch Aufgaben wie die Vereinsverwaltung, Buchführung sowie die Betreuung des Onlineauftritts durch online Assistenten unterstützt werden. Was genau diese ist und welche Vorteile Vereine dadurch haben, klärt der folgende Artikel.

Virtuelle Assistenz: Was ist das & was macht sie?

Ein virtueller Assistent kann verschiedene Aufgaben für einen Verein übernehmen. Diese werden von den entsprechenden Assistenten durchgeführt und dann online übermittelt. Eventuell arbeitet das Unternehmen, welches die Dienstleistung anbietet, auch mit einer speziellen Software. Oft hat der Verein oder die zuständige Person jederzeit online Einsicht in die hinterlegten Daten. Informationen können ganz unkompliziert online übermittelt werden. Diese werden dann vom Onlinebetreuer eingepflegt und verwaltet.

Das Aufgabengebiet der digitalen Hilfestellung ist dabei breit aufgestellt. Es reicht von simplen administrativen Tätigkeiten wie Schriftverkehr, E-Mail-Kommunikation oder Buchhaltung bis zu vielschichtigen Projekten. Der oder die Assistenten können die Vereinsverwaltung übernehmen, die Buchführung oder sie planen gemeinsam mit dem Verein eine neue Marketingstrategie. Kurz gesagt nimmt die Assistenz dem Verein alle arbeitsaufwendigen und Arbeiten ab. So können sich die Vereinsmitglieder auf andere Dinge konzentrieren und die angestrebten Ziele umsetzen.

Dabei kann der Betreuer absolut bedarfsgerecht beauftragt werden. Jeder Verband entscheidet für sich, welche Dienste und Aufgaben er auslagern möchte. So müssen auch nur diese bezahlt werden. Damit ist die virtuelle Betreuung ein finanzieller Vorteil für den Verein, im Gegensatz zu selbstständigen Buchhaltern oder Consulting-Büros.

Welche Aufgaben kann ein virtueller Assistent für Vereine übernehmen?

Wie bereits erwähnt, ist das Aufgabengebiet umfangreich. Zu den möglichen Arbeiten, die ein Assistent übernehmen kann, gehören:

• Mitgliederverwaltung (Listen, Historie, Teilnahme an Kursen, etc.)
• Finanzverwaltung (Rechnungen erstellen, Mitgliedsbeiträge, Spenden, Ausgaben)
• Datenpflege
• Organisation von Veranstaltungen, Kursen, Seminaren
• Betreuung & Pflege des Online-Auftritts
• Kommunikation mit Mitgliedern, Presse, Dienstleistern & Außenstehenden
• Planung und Umsetzung einer Marketingstrategie

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Welche Vorteile hat ein Verein durch virtuelle Assistenz?

Die Vorteile, die sich durch die Nutzung der digitalen Unterstützung bieten, hängen von den übertragenen Aufgaben ab. Im Folgenden werden verschiedene Bereiche betrachtet, die den Verein unterstützen und weiterbringen kann.

Bedarfsorientiertes Marketing mit Wirkung

<p>Von der klassischen Suchmaschinenoptimierung bis zur effizienteren Mitglieder-Akquise, es gibt verschiedene Marketing-Bereiche, die einen Verein sichtbarer machen. So ist es beispielsweise sinnvoll, wenn der Verein bei der Google-Suche sowie bei anderen Suchmaschinen weit oben im Ranking zu finden ist. Der Einsatz themenrelevanter Schlüsselwörter in Texten, die online veröffentlicht werden, ist Grundvoraussetzung für eine bessere Positionierung bei Google und Co. Welche das sind und wie diese am besten positioniert werden, weiß der versierte SEO-Spezialist. Mit der passenden Software und Analyse-Tools kann die optimale SEO-Strategie erstellt werden.

Eine weitere Möglichkeit ist das Planen von Strategien, die dem Verein helfen, mehr Spenden, Helfer oder Aufmerksamkeit zu bekommen. Die bessere Sichtbarkeit und Auffindbarkeit im Internet ist zudem hilfreich, auf die Angebote, Kurse oder Veranstaltungen des Vereins aufmerksam zu machen.

Manchmal scheitern Vereine beim Selbstversuch, die eigene Internetseite zu erstellen. Auch hier ist es wichtig zu verstehen, welche Zielgruppe man ansprechen möchte und welches Webseiten-Design potenzielle Kunden und Mitglieder zum Verweilen einlädt. Um mehr Klicks und mehr Traffic zu generieren, müssen Menschen abgeholt und mitgenommen werden. Zudem sollte die Suchintention der Besucher mit dem Inhalt der Seite übereinstimmen, ansonsten verschreckt man diese. Alles, was diesen im Gedächtnis bleibt, ist eine negative Nutzererfahrung. Um das zu verhindern, sollte die Website optimiert werden.

Mehr Reichweite für das Vereinsziel

Wenn der eigene Verein mehr Menschen auf sich aufmerksam machen möchte, dann helfen virtuelle Assistenten weiter. Zusammen mit den Verantwortlichen können Strategien entwickelt werden, die den Verein dabei unterstützen, einen Kundenstamm aufzubauen oder diesen zu erweitern. So können beispielsweise Newsletter optisch und inhaltlich derart gestaltet werden, dass sie wirklich gelesen werden. Generell kann der Versand von Newslettern von Assistenten übernommen werden. Sie können durch den Einsatz und die Pflege einer Datenbank, die Mitglieder, Gönner und Partner anschreiben.

Wer seinen Verein online etablieren will, kann mit einer Person als "Gesicht des Vereins" arbeiten. In sozialen Medien kann diese die Arbeit vorstellen, das Vereinsziel und die Vorteile, die Außenstehende durch den Kontakt zum Verein haben. Dieses "Influencer Marketing" kann auch mit mehreren Personen arbeiten. Das Planen, Erstellen und Veröffentlichen von Beiträgen, Reels und Videos kann dann teilweise von einem Assistenten übernommen werden. Die Unterstützung kann zudem dabei helfen, Kooperationen aufzubauen. So könnte die bestehende Reichweite einer bereits etablierten Marke für den eigenen Zweck genutzt werden. Das Ergebnis ist auch wieder eine bessere Sichtbarkeit in den Medien.

Was Vereine von Corporate Design & Communication haben

<p>Manchmal kann es hilfreich sein, wenn Menschen bei bestimmten Umständen, Situationen oder Dingen an eine Marke denken. Wenn sowohl Mitglieder als auch Außenstehende den Verein mit ganz speziellen Eigenschaften oder Dienstleistungen assoziieren, spricht man von Corporate Branding. Die Kernziele des Verbandes müssen sich im kompletten Auftritt widerspiegeln. Das gilt sowohl für den digitalen als auch den realen Bereich. So entsteht bei potenziellen Kunden und Vereinsmitgliedern ein gutes Gefühl. Sie fühlen sich aufgehoben und sympathisieren mit dem Verein.

Corporate Identity ist die Basis für eine treue Anhängerschaft sowie engagierte Mitglieder. Die individuelle Corporate Identity hilft dem Verein, sich von anderen oder ähnlichen Vereinigungen abzugrenzen. Zudem verschafft sie dem Verein ein Image und eine klare Position. Der Begriff steht damit ebenfalls für das Profil des Vereins. Diese wird nicht nur durch den digitalen Auftritt und Werbung geprägt, sondern auch durch Veranstaltungen und Aktionen. Mithilfe der Corporate Communication werden die Werte und Vereinsziele in Schreiben und anderen Medien kommuniziert. Sie ist nicht nur ein wichtiger Teil der Öffentlichkeitsarbeit, sondern hilft auch bei der Mitgliederbindung.

Back to Basic: Virtuelle Hilfe bei Buchführung & Verwaltung

Manchmal sind es auch echte Klassiker, die dem Schriftführer oder dem Schatzmeister die Haare zu Berge stehen lassen. Rechnungen, Rundschreiben, Einladungen, der Vereinsblog oder die Steuererklärung sind ungeliebte und vor allem zeitaufwendige Tätigkeiten. Manchmal kann sich der Verein auch nicht auf eine Person einigen, die diese Aufgaben übernehmen soll. Virtuelle Assistenten können die Buchhaltung, Mitgliederverwaltung und zahlreiche weitere offizielle Arbeiten übernehmen und das in einer Vereinssoftware.

Neutral und zuverlässig werden Schreiben, Rechnungen und Datenbanken erstellt, gepflegt oder überarbeitet. Zudem muss sich auch der kleinste Verein an zahlreiche rechtliche Vorlagen und Gesetze halten. Vom Datenschutz über die Steuerpflicht bis zu Sondervorschriften es viel zu beachten. Eine kompetente Beratung kann den Verein in vielen Belangen unterstützen.

Einfache Bürotätigkeiten für kleine & große Vereine

Wenn Menschen im Internet nach speziellen Angeboten oder Vereinen suchen, ist die Hotline oder der E-Mail-Dienst die erste Anlaufstelle bei Fragen und Anliegen. Hat aber kein Vereinsmitglied Zeit, diesen Dienst zu übernehmen, dann können virtuelle Assistenten weiterhelfen. Sie können Mails mit allgemeinen Fragen beantworten, Anfragen entgegennehmen und spezielle Anliegen gegebenenfalls an den Vorstand weiterleiten. So erhält dieser nur die Nachrichten, die wirklich für diesen wichtig und vorgesehen sind. Zudem fühlen sich Kunden, Gäste, Besucher oder Interessenten wohl, da sie einen Ansprechpartner haben und zeitnah die gewünschten Informationen erhalten.

Auch das Texten, das Verfassen von Pressemitteilungen, das Schalten von Werbeanzeigen oder die Protokollführung können virtuell umgesetzt werden. Mithilfe von Video- oder Tonaufzeichnungen lassen sich Protokolle von einer unbeteiligten Person erstellen. Vielleicht sollen die eigenen Texte und News in verschiedene Sprachen übersetzt oder lediglich korrigiert werden. Es lohnt sich immer, den Verein durch außenstehende Personen und Dienstleister zu unterstützen. Sie übernehmen die unliebsamen Aufgaben gerne und geben dem Verein Zeit und Raum für seine Kernaufgaben und selbstverständlich auch die Mitgliederbetreuung. Denn genau die sind es, die den Verein zu dem machen, was er ist.